Salam Keterbukaan Informasi
Berikut beberapa pertanyaan dan jawaban tentang PPID KPU Kabupaten Kubu Raya serta hal-hal terkait pengelolaan dan pelayanan informasi di KPU Kabupaten Kubu Raya.
Profil PPID KPU Kabupaten Kubu Raya
1. Apakah PPID itu?
PPID adalah Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi di lingkungan KPU Kabupaten Kubu Raya.
2. Bagaimana sejarah pembentukan PPID di lingkungan KPU Republik Indonesia?
Setelah terbitnya Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, yang diberlakukan pada bulan April 2010, Komisi Pemilihan Umum (KPU) segera mengeluarkan Peraturan Komisi Pemilihan Umum (PKPU) Nomor 23 Tahun 2010 tentang Pedoman Implementasi Keterbukaan Informasi Publik di Lingkungan KPU. Pada tahun yang sama, KPU juga menerbitkan Standar Prosedur Operasional Layanan Data dan Informasi.
Selanjutnya, sejak Agustus tahun 2014 sampai dengan tahun ini, untuk meningkatkan pelayanan dan pengelolaan keterbukaan informasi publik, KPU RI menjalin kerjasama dengan Indonesian Parliametary Center (IPC). Secara umum, kegiatan yang dilakukan antara IPC dan KPU, untuk empat tujuan:
a. Membangun kesadaran tentang hak atas informasi publik;
b. Membangun pengetahuan dan pemahaman tentang keterbukaan informasi publik;
c. Membangun keterampilan dalam pengelolaan dan pelayanan informasi publik, mulai dari penyusuan Daftar Informasi Publik, pelayanan informasi, hingga bersidang di Komisi Informasi; dan
d. Membangun keterampilan sebagai fasilitator pelatihan keterbukaan informasi publik.
Saat ini, KPU telah mengalami kemajuan pesat dalam implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik, diantaranya:
a. merevisi PKPU dan SOP sebelumnya dengan menerbitkan beberaparegulasi, yaitu:
1) PKPU Nomor 1 Tahun 2015 tentang Pengelolaan dan Pelayanan Informasi di Lingkungan KPU (27 Maret 2015);
2) Keputusan KPU Nomor 87/Kpts/KPU/Tahun 2015 tentang Struktur PPID Di Lingkungan KPU (30 April 2015);
3) Keputusan KPU Nomor 88/Kpts/KPU/Tahun 2015 tentang SOP Pengelolaan dan Pelayanan Informasi (30 April 2015);
4) KPU RI telah membentuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) beserta strukturnya, pada April 2015.
b. saat ini seluruh KPU Provinsi di Idonesia telah membentuk PPID.
c. melakukan pelatihan pengelolaan dan pelayanan informasi pada seluruh satker KPU Provinsi/Kabupaten/Kota. Saat ini KPU telah memiliki setidakya 14 trainer untuk bidang Keterbukaan Informasi Publik.
d. membuat Laporan Tahunan Pelayanan Informasi dan disampaikan pada Komisi Informasi.
e. membentuk loket pelayanan informasi, dan
f. pembenahan dalam proses pengelolaan dan pelayanan informasi sehingga KPU RI mendapatkan berbagai testimoni positif dari publik.
g. mengembangkan pelayanan informasi publik secara onlie melalui e-PPID.
Haparan KPU, publik selalu hadir memberikan saran-saran untuk perbaikan pelayanan informasi publik di KPU ini. Semoga ke depan, KPU menjadi badan publik yang semakin terbuka dan akuntabel.
3. Bagaimana Struktur PPID di lingkungan KPU Kabupaten Kubu Raya?
Pembina :
Ketua dan Anggota KPU Kabupaten Kubu Raya
Tim Pertimbangan :
1. Anggota KPU Kabupaten Kubu Raya yang membidangi Hubungan Masyarakat, Data Informasi, dan Hubungan Antar Lembaga
2. Sekretaris KPU Kabupaten Kubu Raya
3. Para Kepala Bagian pada Sekretariat KPU Kabupaten Kubu Raya
Atasan PPID :
Sekretaris KPU Kabupaten Kubu Raya
PPID :
Kepala Bagian Hukum, Teknis dan Hubungan Partisipasi Masyarakat
Tim Penghubung :
Para Kepala Sub Bagian pada Sekretariat KPU Kabupaten Kubu Raya
Desk Pelayanan :
Kepala Sub Bagian Teknis dan Hubungan Partisipasi Masyarakat dan staf di setiap bagian pada Sekretariat KPU Kabupaten Kubu Raya
Pelayanan e-PPID
4. Apakah e-PPID?
e-PPID merupakan sarana pelayanan dan penyediaan Informasi Publik secara online.
5. Apa saja pelayanan yang disediakan oleh e-PPID?
a. pelayanan atas permohonan informasi.
b. pelayanan atas keberatan pemohon informasi.
c. pelayanan untuk mengetahui status permohonan informasi.
6. Apa saja kategori informasi publik yang disediakan di e-PPID?
Secara umum, kategorinya terbagi menjadi tiga, yaitu:
a. informasi yang wajib diumumkan secara berkala
b. informasi yang wajib diumumkan serta merta
c. informasi yang wajib tersedia setiap saat
7. Apakah e-PPID merupakan bank data KPU?
e-PPID bukan bank data KPU karena tujuannya untuk melayani permohonan dan menyediakan Informasi Publik sesuai kategori Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik, bukan untuk mengumpulkan semua informasi/dokumen di KPU. Karena itu, sebagian informasi yang diumumkan, merupakan informasi yang merupakan link (tautan) pada laman KPU Kabupaten Kubu Raya.
Pemohon Informasi
8. Siapa yang dapat mengajukan permohonan informasi publik melalui e-PPID?
Setiap warga negara dan/atau badan hukum Indonesia sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Kabupaten Kubu RayaNomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
9. Apakah Warga Negara Asing dapat meminta informasi melalui e-PPID?
Pada dasarnya informasi yang bersifat terbuka dan telah diumumkan dapat diakses oleh siapa saja, termasuk warga negara asing. Adapun informasi yang terbuka namun tidak diumumkan (tersedia setiap saat), maka KPU akan menanyakan secara detil alasan permintaan tersebut.
10. Apakah publik dapat mengajukan permohonan informasi kepada PPID KPU RI tentang KPU di provinsi dan kabupaten/kota?
KPU RI akan mengarahkan pemohon untuk mengajukan permohonan informasi kepada KPU setempat. Selain melalui e-PPID, publik juga dapat mengajukan melalui email, telepon, fax, atau datang langsung. Jika terdapat kendala teknis, KPU RI dapat membantu mengkomunikasikannya kepada KPU provinsi dan kabupaten/kota yang bersangkutan.
Hak-Hak Pemohon Informasi
11. Apa saja hak-hak pemohon informasi?
Pemohon informasi memiliki hak:
a. mendapatkan informasi maklumat pelayanan yang berisi hak dan kewajiban Pemohon dan Badan Publik (KPU) serta prosedur permohonan dan pelayanan Informasi Publik;
b. mendapatkan pelayanan oleh KPU sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik;
c. mengajukan permintaan informasi dengan cara tertulis maupun tidak tertulis;
d. mengajukan bentuk informasi dan cara mendapatkan informasi dari KPU;
e. memperoleh tanda bukti permohonan informasi;
f. mendapatkan konfirmasi dari KPU atas permohonan informasi, termasuk alasan atas sebuah informasi yang dinyatakan dikecualikan;
g. mendapatkan informasi yang diminta sepanjang ditetapkan sebagai informasi publik yang bersifat terbuka oleh KPU;
h. mengajukan keberatan atas keputusan dan/atau pelayanan informasi KPU;
i. mendapatkan jawaban atas keberatan terhadap pelayanan informasi;
j. mengajukan gugatan atas keputusan/pelayanan KPU ke Komisi Informasi dan prosedur hukum selanjutnya (PN/PTUN dan MA);
k. mendapatkan informasi publik yang telah dinyatakan terbuka oleh Komisi Informasi atau lembaga peradilan terkait sesuai ketentuan perundang-undangan;
l. meminta penjelasan atas isi dari sebuah dokumen yang didapatkan dari KPU, jika kurang jelas maknanya; dan
m. Pemohon berkebutuhan khusus berhak mendapatkan pendampingan dari petugas selama proses permohonan informasi di KPU.
Tata Cara Mengajukan Permohonan Informasi
12. Bagaimana cara mengajukan permohonan informasi melalui e-PPID KPU Kabupaten Kubu Raya?
a. melakukan registrasi Pemohon terlebih dahulu pada aplikasi PPID KPU Kabupaten Kubu Raya melalui menu Permohonan Informasi, sub-menu Registrasi Pemohon;
b. melengkapi kolom yang telah disediakan dan melampirkan dokumen pendukung yang dipersyaratkan;
c. apabila data Pemohon sudah lengkap, Pemohon akan menerima email konfirmasi dari PPID, bahwa pemohon sudah terdaftar dan telah bisa mengajukan permohonan informasi.
13. Selain melalui e-PPID, adakah cara lain untuk mendapatkan informasi publik dari KPU Kabupaten Kubu Raya?
Prinsip dasarnya, informasi publik adalah hak publik. Karena itu, KPU berupaya agar hak ini dapat dilayani dengan mudah, cepat dan dengan cara yang sederhana. Cara mendapatkan informasi publik tersebut ada dua, yaitu:
a. melalui pengumuman atau publikasi yang dilakukan KPU baik secara online (situs dan media sosial) ,offline (papan pengumuman), maupun elektronik (televisi dan radio); dan
b. melalui permohonan informasi, baik secara langsung (tatap muka dan telepon) atau secara tidak langsung, baik melalui surat, email, fax, dan/atau melalui e-PPID.
14. Bagaimana mekanisme pemberian tanggapan PPID atas permohonan informasi publik melalui e-PPID?
Tanggapan atas permohonan informasi publik akan disampaikan melalui e-mail Pemohon informasi yang dipergunakan saat registrasi.
15. Sebelum mengajukan permohonan melalui e-PPID, apa yang perlu diperhatikan pemohon?
a. pastikan apakah informasi yang diminta telah diumumkan pada situs KPU. Jika ya, maka publik dapat melihat atau mengunduhnya tanpa mengajukan permohonan;
b. jika Pemohon memang ingin mendapatkan dalam bentuk cetak dari KPU, biayacopydokumen tersebut akan ditanggung pemohon;
c. pastikan nomor kontak (telepon/HP) atau alamat yang diberikan kepada KPU adalah nomor kontak dan alamat yang benar.
16. Jika Pemohon tidak mengetahui nama dokumen, apa yang dituliskan pada kolom e-PPID tersebut?
Jika Pemohon mengetahui nama dokumen termasuk bulan dan tahunnya, mohon disampaikan atau dituliskan secara lengkap. Namun, jika pemohon tidak mengetahui, silakan disampaikan/dituliskan poin-poin informasi yang diminta. Petugas KPU akan menghubungi pemohon untuk memastikan subjek informasi yang diminta.
17. Apa tujuan adanya syarat identitas diri dalam permohonan informasi?
a. merupakan ketentuan yang diatur dalam Undang-Unang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
b. untuk memudahkan KPU dalam mengonfirmasi atau memberikan informasi kepada Pemohon, mengingat jumlah Pemohon informasi ini cukup banyak;
c. sebagai bahan laporan pelayanan informasi kepada Komisi Informasi;
d. untuk melindungi kepentingan Pemohon ketika akan mengajukan keberatan atau gugatan di Komisi Informasi.
18. Mengapa pemohon perlu mencantumkan alasan permohonan informasi?
Selain perintah Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informsi Publik, Bagi KPU, ada dua manfaat di balik pencantuman alasan pada permohonan informasi. Pertama, untuk mempermudah petugas mencarikan informasi yang diminta oleh Pemohon secara tepat. Kedua, untuk mengindentifikasi informasi apa saja yang menjadi kebutuhan publik. Dengan demikian, KPU perlu menyajikannya dalam kemasan, format, atau gaya bahasa yang mudah dipahami dan diolah publik.
19. Jika informasi yang diminta sebenarnya wajib diumumkan, apakah tetap diperlukan alasan?
Untuk informasi publik yang wajib diumumkan baik secara berkala maupun serta-merta, dan telah diumumkan KPU melalui situs KPU, maka KPU akan mengarahkan Pemohon agar langsung membaca atau mengunduh pada laman KPU. Terkait hal ini tidak diperlukan alasan.
20. Meskipun telah diumumkan, apakah publik tetap dapat meminta informasi kepada KPU dalam bentuk tercetak?
Ya. Pemohon informasi dapat meminta data/informasi dalam bentuk cetak (printout), meskipun telah diumumkan pada laman KPU.
21. Dalam kasus di atas, apakah diperlukan alasan permohonan informasi?
Untuk semua permohonan informasi kepada PPID KPU, diperlukan penyampaian alasan dalam rangka memenuhi amanat undang-undang dan untuk kebutuhan KPU sebagaimana penjelasan sebelumnya.
22. Jika sebuah informasi tidak disediakan pada e-PPID, apakah berarti informasi tersebut rahasia?
Jika sebuah informasi tidak tersedia pada e-PPID, terdapat beberapa penjelasan, sebagai berikut:
a. informasi tersebut bersifat rahasia (informasi yang dikecualikan);
b. informasi tersebut bersifat terbuka tetapi tidak wajib diumumkan;
c. informasi tersebut termasuk klasifikasi informasi yang wajib tersedia setiap saat, sehingga tidak wajib untuk diumumkan. Meskipun tidak wajib, namun KPU mengumumkan sebagian informasi tersebut;
d. informasi tersebut kemungkinan masih dalam proses pendokumentasian; dan
e. dokumen tersebut tidak berada di bawah penguasaan atau kewenangan KPU.
Jangka Waktu Pelayanan Informasi
23. Berapa lama pemberian tanggapan PPID atas permohonan informasi publik?
a. dalam hal informasi kelembagaan, tanggapan dari PPID akan disampaikan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterimanya permohonan informasi dan dapat diperpanjang selama 7 (tujuh) hari kerja berikutnya; dan
b. dalam hal informasi tahapan Pemilu atau Pemilihan, tanggapan dari PPID akan disampaikan paling lambat 3 (tiga) hari kerja sejak diterimanya permohonan informasi dan dapat diperpanjang selama 2 (dua) hari kerja berikutnya.
Biaya dan Jadwal Pelayanan Informasi
24. Berapa biaya yang diperlukan untuk memperoleh informasi di PPID KPU Kabupaten Kubu Raya?
a. layanan informasi di PPID KPU Kabupaten Kubu Raya tidak dipungut biaya / gratis (dokumen akan diberikan dalam format softcopy);
b. dalam hal terdapat biaya terkait dengan penggandaan dan pengiriman dokumen yang akan diberikan kepada Pemohon informasi, biaya tersebut dibebankan kepada Pemohon informasi.
25. Kapan jadwal pelayanan informasi secara langsung, baik melalui tatap muka dan telepon atau chat massanger via whatssap?
Setiap hari kerja, pukul 08.00 - 16.00 WIB
Keberatan Pemohon Informasi
26. Apa saja yang bisa menjadi objek keberatan Pemohon Informasi?
Pada dasarnya, ada tiga hal yang potensial menjadi objek keberatan, yaitu:
a. pelayanan informasi (perilaku, prosedur, tarif, cara pemberian informasi, dll);
b. subjek informasi (bentuk dan isi informasi); dan
c. keputusan Badan Publik (contoh: informasi dinyatakan dikecualikan).
27. Bagaimana cara pengajuan keberatan atas tanggapan PPID melalui e-PPID?
a. melakukan registrasi pada aplikasi layanan PPID KPU Kabupaten Kubu Rayamelalui menu Layanan Informasi dan sub-menu Pengajuan Keberatan;
b. melengkapi kolom yang telah disediakan; dan
c. melampirkan dokumen pendukung yang dipersyaratkan.
28. Apakah Pemohon dapat mengajukan keberatan atau mengetahui status permohonan informasi, sementara proses permohonan informasi sebelumnya tidak melalui e-PPID, misalnya, melalui permintaan lisan?
Tidak bisa. Keberatan melalui e-PPID hanya bisa diajukan jika permohonan sebelumnya diajukan melalui e-PPID. Demikian juga untuk mengetahui status permohonan informasi melalui e-PPID, hanya bisa dilakukan, jika sebelumnya Pemohon meggunanakan e-PPID. Pemohon bisa mengajukan keberatan atau mengetahui status permohonan informasi dengan datang langsung atau melalui telepon.
Klasifikasi Informasi
29. Bagaimana cara sederhana membedakan informasi yang wajib diumumkan berkala, wajib diumumkan serta merta dan wajib tersedia setiap saat?
a. Informasi Berkala
Secara sederhana, jika informasi tersebut dibuat secara periodik dan terus-menerus, misalnya setiap 6 bulan sekali atau setiap satu tahun sekali, maka informasi tersebut dapat diklasifikasikan sebagai informasi yang wajib diumumkan secara berkala. Biasanya, yang termasuk ke dalam klasifikasi ini adalah informasi terkait dengan laporan-laporan.
b. Informasi Serta Merta
Apabila informasi dibuat secara insidental untuk menjawab kebutuhan-kebutuhan tertentu, maka informasi tersebut dapat diklasifikasikan sebagai informasi yang wajib diumumkan secara serta-merta. Kebutuhan tertentu tersebut, bisa jadi terkait hajat hidup orang banyak, ketertiban umum atau penggunaan hak-hak sosial dan politik warga.
c. Informasi Tersedia Setiap Saat
Informasi yang wajib tersedia setiap saat pada dasarnya terkait dengan dokumen-dokumen pendukung yang ada pada informasi berkala dan serta-merta maupun dokumen lain yang tidak memiliki relevansi mendesak untuk diketahui publik. Apabila ternyata ditemukan urgensinya, maka ia wajib diumumkan.